初心者でも5分で完結。複数人での日程調整

2019 12/22
初心者でも5分で完結。複数人での日程調整

こんにちは!waaq運営事務局です。

今日は複数人でも日程調整がラクになるwaaq Linkのご紹介です。

1:1の日程調整はこちらをご覧ください↓

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比較的決めやすい1:1の場合、こちらの予定を提示して、お相手があいていれば完了しますし、仮に空いていない場合でも、上記のように事前にそれ以外の候補も共有していれば、お相手はそれ以外の予定を選べるので便利ですよね。

今回は、5人での日程調整を例にとってみたいと思います。

目次

従来の複数人での日程調整方法

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従来だと、自分とその他4人の方と日程調整をする場合、重要度の高い方や予定がとりづらい、また忙しい方から順に予定を聞き、候補を出してもらいます。

ただし2人目あたりまで日程候補の数を多く出してもらっていない場合、徐々に参加できる日程候補が減っていってしまい、最後の人に届く頃には、すでに可能な予定はもうありませんということも・・。

waaqでは「カレンダー」を共有することで複数人でも一発確定も可能に

カレンダーを共有し合うことで、オーナーのかかる時間は日程調整開始時に決める内容と最後に確定するときに共有された全員の日程を確認・確定するだけで終わりになります。確定されていない、また限定カレンダーを共有していない出席者には、自動でリマインドメールを送ってくれるから、オーナーを手こずらせません。

それでは、はじめ方から確認していきましょう。

はじめ方

調整ルームを作成

出席者を追加

以下のように出席したいメンバーを追加していきます。メールアドレスとお名前を入力する場合は「出席者を追加」から入力します。すでに追加したことのあるメンバーの場合、アドレス帳に入っていますので、ワンクリックで追加できます。

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確定ルールを決める

調整ルームをピンク色の「作成」するボタンを押すと、

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このようなモーダルが開かれます。日程を確定できるユーザーを指定できます。

  1. オーナーのみ・・確定できるのはページ作成者であるあなたのみです。他の出席者は、確定できずメール上にも「この日程で確定ボタン」は表示されません。
  2. オーナーか最後に調整するユーザー・・確定できるのはオーナーか最後に調整するユーザーのみです。最後に調整するユーザーというのは、「限定カレンダー」を順にオーナー宛に共有していき、まだ共有していない最後のユーザーは確定ボタンを押すことができるようになります。
  3. 誰でも・・この日程調整において、誰でも日程を確定することができます。そのため、まだ日程の情報を提出していない(限定カレンダーを共有していない)ユーザーが他にいたとしても、その日程で確定されます。

場合に応じてご利用ください♪

オーナー以外の出席者が行う手順

招待メールから調整ルームへ入室

プラン1 限定カレンダーを共有する

自分が出席可能な日時を登録してもらいます。調整ルーム右上にある「限定カレンダーを作成」から日程調整公開用のカレンダーを作成します。

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限定カレンダーでは、以下の項目の設定が可能です。

定期的な日程調整可能な時間の設定

MicrosoftやGoogleのカレンダーと連携して、入力しなくても出席できる日程のみを自動で抽出してくれるようになります

プレビューにある時間帯をクリックするだけで、その時間を参加できる時間にポチポチ変更できます(カレンダー連携していない場合に限ります)

詳しくは、限定カレンダーの紹介ページをご覧ください♪

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プラン2 確定

オーナーの「確定者の設定」により、確定できる人が決まります。

「誰でも」確定できるように設定した場合、メール上で誰でも確定が押せますし、「オーナーのみ」に設定した場合、限定カレンダーを共有してもらうタイミングまで待つか、すべての出席者が確定を幼くても、「確定」して日程調整を終わらすことも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。日程調整を行う上で、誰が確定できるかによって、三者間以上でもラクラク調整ができそうですね♪

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